Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af forholdet.
Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist og slettet i systemet, og den person, der har indberettet sagen, vil få besked herom.
Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at den indgivne anmeldelse ikke kan karakteriseres som åbenlyst ubegrundet, bliver den underkastet en nærmere undersøgelse. Sagen behandles internt og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der indberettes om. Sagen slettes i systemet og vil ikke fremgå af den berørtes personalemappe, såfremt der ikke foretages yderligere.
Anmeldelsen kan indebære en forpligtelse til at anmelde forholdet og derved videregive personoplysninger til kompetente myndigheder på området, herunder politiet. Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller andre relevante myndigheder, slettes personoplysningerne, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare disse, hvilket senest vil være straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.
Vedrører personoplysningerne en ansat uden for Fors A/S, og er der sagligt grundlag for at videregive personoplysningerne til dette selskab, slettes oplysningerne umiddelbart efter denne videregivelse, medmindre dokumentationshensyn berettiger fortsat opbevaring.
Anmeldelser, som falder inden for whistleblower-ordningen, slettes, så snart anmeldelsen er endeligt håndteret, herunder når et eventuelt retskrav er forældet:
- Såfremt der på baggrund af de indsamlede oplysninger indledes og gennemføres en disciplinær sanktion over for den anmeldte medarbejder, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysningerne om den medarbejder, vil oplysningerne blive opbevaret i den medarbejders personalemappe og slettes i overensstemmelse med interne retningslinjer for sletning af personoplysninger i personaleadministrationen, hvilket i udgangspunktet er 5 år efter ansættelsesforholdets ophør, jf. forældelsesloven.
- Oplysningerne slettes endvidere, hvis der ikke inden 2 måneder efter afslutningen af undersøgelsen af de indberettede påstande er foretaget anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder, eller hvis oplysningerne ikke inden denne frist er overført til en medarbejders personalesag.
